効率的に進める方法は?IT資産管理の円滑な実施に役立つ知識を一挙に紹介

IT資産は、情報化社会といわれる現代において欠かすことができない企業のツールになっています。IT資産管理は、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスなどIT資産の管理を意味するもので、IT資産で棚卸しや台帳での管理を行えばセキュリティ対策・コンプライアンス対応・コスト削減など様々なメリットが活かされます。IT資産管理は、ハードウェアを管理する・ソフトウェアを管理する・ライセンスを管理するといった3つの方法で個別に考えることが大切です。

IT資産管理が重要である理由とは

IT資産管理は社内の資産管理や情報セキュリティなど幅広い面で重要です。
IT資産管理が重要な理由はいくつも存在しています。
中でも散逸しがちなIT資産の管理を行うことで余計な設備の増設や出費を防ぎ、すでにある資産を活用できるのはIT資産管理が重要な大きな理由の一つでしょう。
新規部署の立ち上げにパソコンが必要になったからといって、すぐに購入するのではなく管理している資産から余っているものを活用すれば、大切な資金の無駄使いを防ぐことができます。
利用中のオペレーティングシステムのバージョンアップを適宜行う、契約中のサービスの規約を遵守するためにインストール台数を把握するといった項目もIT資産管理に含まれており、どちらも企業が経営を続ける上で大切です。
IT資産の管理のみならず情報セキュリティの面でも重視される項目が多く含まれるのが特徴で、適切な管理を行うことで、企業はより健全な活動を続けることができるようになっています。

IT資産管理の基本はライセンスの把握

IT資産管理の基本はライセンスを把握することから始まります。
たとえばソフトウェアのパッケージの場合、1つのパッケージで複数台のパソコンにインストール可能なものや、1台のみ可としているものなど様々です。
内容を把握せずにすべてのパソコンにインストールしてしまっては違反になってしまいますし、企業活動をする上でいずれはトラブルの元となる可能性もあるでしょう。
現在所持しているソフトウェアはどんな契約内容で、許可されているのは何台までなのかといった詳細を含めてIT資産管理を管理を行うことが大切です。
また、ソフトウェア以外のライセンスもIT資産管理の対象に含まれます。
クラウドサービスで利用する電子印鑑などがその代表となっており、利用人数や契約内容をこちらも管理しなければいけません。
自社が購入しているソフトウェアや利用中のサービスなどはIT資産管理に含まれます。
契約や使用中のパソコンの台数といった詳細を把握し、管理に役立てます。

IT資産管理によってソフトの不正使用を防止

一人一台がIT機器を有する時代から、一人数台を使用する時代へと変化しています。
この環境の変化の中で求められるキーワードが「IT資産管理」です。
ライセンスの不正使用により開発元から規約違反を指摘される、不要なソフトウェアを無断で導入することで情報の流出など、本来の業務とは異なる事象に頭を悩ませる自体は避けなければなりません。
日本国内においてはSky社の開発する「SkySea」などIT資産管理ソフトウェアが多数リリースされております。
IT資産管理を行うことで、クライアントに導入されているアプリケーションを見える化することが出来るため、IT管理者が適切に資産を管理することができます。
遠隔操作、ログの取得などを同時に行うことが出来るため、不適切な操作を防止することができ、不正使用を防止することへと繋がります。
導入のハードルは高いものとなりますが、最終的に自身、又は会社の身を守る盾となることからIT資産管理は有意義なものとなります。

IT資産管理を促進できるツールの種類

企業がインターネットやパソコンといったシステムを当たり前のように活用するようになった現代では、IT資産管理の重要性が年々高まっています。
これに応じて便利なサービスも多数リリースされており、自社に合ったものを選んで活用することができるようになっています。
IT資産管理で利用できるツールには様々な種類がありますが、何を重視するかによって選ぶべきものは変わります。
IT資産の一元化が可能で幅広い情報を蓄積できる、セキュリティ重視でサイバー攻撃への対策を重視、IT資産管理に留まらず関連するあらゆる業務に活用可能など、一口にツールとまとめても多種多様です。
まずは自社が何を求めているのか、もっとも重視しているのはコンプライアンス管理なのか、業務の効率化や内部統制なのかといったポイントを絞り、必要なものを選択すると良いでしょう。
まずは試用期間でテスト運用をしてみてから本格的な導入を決めるのも良い方法となっています。

状況の変化を踏まえたIT資産管理の間隔

勤務環境の変化に伴い、多種多様なIT資産が現場で用いられるケースが増えてきています。
IT資産は便利な反面、情報の流出などリスクがともなくことを避けられません。
そこで、昨今需要が高まっているキーワードに「IT資産管理」があげられます。
従業員が使用する端末に対して「IT資産管理」ソフトウェアを導入することで、IT資産の状況を逐次把握することが可能となります。
昔ながらExcel様式で申請フォーマットを作成し、IT資産に対して変化が生じるたびに提出を依頼する形式では、資産状況を把握する間隔が不定期となり正確な情報を把握することができません。
「IT資産管理」を専門のソフトウェアによりリアルタイムに把握することで、必要な情報を正確に把握することが可能となります。
初期導入時にはコスト、並びに運用方法の学習コストが必要となるためハードルが高いように感じますが、ITベンダーに依頼することで最小限のコストと手間で導入することが可能です。

社内ネットワークをIT資産管理に活用

IT資産管理ツールの多くは社内ネットワークを利用した活動を前提としています。
しかし昨今では自宅で行うテレワークも増えており、すべての業務を社内で行うとは限りません。
ノートパソコンを利用して自宅から業務を行う、チャットツールなどを使ってプロジェクトメンバーと会議するなどの体験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。
社員の自宅からのアクセスで問題になるのが情報セキュリティ対策です。
多くの社員はあくまで家庭レベルのセキュリティ対策しかしておらず、業務に必要な重要な情報を扱うには心細いのが現状でしょう。
IT資産管理を上手に活用すればセキュリティ面の強化も行うことができます。
IT資産管理ツールによっては通信制限機能が付属しており、社内ネットワークにVPN接続のみに通信を制限することが可能です。
家庭のインターネットや公衆無線LANからの通信を制限し、セキュリティ対策が施された社内のネットワークのみを使用可能にすれば、IT資産の漏洩なども防ぐことができます。

サイバー攻撃を想定したIT資産管理の対策

企業のセキュリティーを強固なものにするうえで、IT資産管理は必要不可欠です。
社内には様々なハードウェアやソフトウェアが存在していますが、ソフトウェアに脆弱性が見つかると、そこからサイバー攻撃が仕掛けられてくる危険性が高まるからです。
ソフトウェアのメーカーは修正パッチを公開して新たな対策を行い、ユーザーはパッチを当てて最新の状態に保つことでセキュリティーを確保できます。
更新作業をユーザー個人に委ねていると、どうしてもパッチを当て忘れてしまう人が出てきます。
脆弱性を抱えたハードウェアが社内ネットワーク上にあると、そこから侵入される可能性があるため、IT資産管理ツールを使って強制的にすべての管理対象で更新をかけるのが効率的です。
サイバー攻撃は大企業だけでなく、中小企業が対象となるケースもあります。
大企業への侵入も取引先となっている中小企業から始まることもあるため、セキュリティーが確保されていないと社会的な信用を失う危険もあるのです。

PCの買い替えに伴うIT資産管理の更新

PCの買い替えに伴うIT資産管理の更新は、その会社の資産状態を最新の状態に保つも言うだけではなく様々な方面で必要になってきます。
例えば情報セキュリティの面で言うと、古い機材を利用している場合不正の温床になりかねません。
もちろんコンピュータウイルスなどはソフトウェアから侵入してくるものではありますが、古いハードウェアでもソフトウェアが利用できないものもあるため一定期間に1度は入れ替えが必要になります。
パソコンは使い続けることで操作性が悪くなってきてしまうため、特に人数が多い会社なとではIT資産管理台帳をつくり計画的に入れ替えを行っているのです。
計画的に入れ替えを検討すればどれだけの数をメーカーから仕入れればいいかわかるので、早期に見積もりや検討をすることが可能でボリュームディスカウントなどの交渉にも持って行きやすくなります。
適切に事業がまわるためにも、基盤となるIT関連機器の管理は経営上も重要になります。

IT資産管理のミスが発覚した場合の対応

IT資産管理のミスが発覚した場合の対応としては、まずはここの機材の点検です。
ミスの原因を特定し再発防止策を講じることで、同じような失敗を防ぐことが可能になるからです。
最新の状態になったら管理上の問題点について洗い出しを行い、定型化していくことが大切になります。
定型化することは定期的にモニタリングしている状態にすることで、ルーチンワークニルスことができるからです。
ルーチンワークというものはミスが最も起こりにくいとされており、人で行うという条件であれば最も効果的と言えるでしょう。
さらにレベルを一段階引き上げるのであれば、AIやディープラーニング技術を利用したIT資産管理が最適な方法です。
人が行う場合、どうしてもヒューマンエラーが起こることは避けて通れない事実であり現実になります。
AIを用いることで自動的に管理台帳を更新してくれるため利用期間の見える化できるだけでなく、計画も立てやすくなります。

IT資産管理ツールを導入する際のメリットについて

近年では業務の効率化を図るために様々な分野でIT化が進められています。
企業としての規模が大きいほど、パソコンやタブレットやソフトウェアなど多くのIT資産が増えていきます。
それらを適切に管理することは企業として必須条件となりますが、人の手で管理をすることには限界がありますしコストも発生します。
そこで注目されているのがIT資産管理ツールであり、導入することによって様々なメリットを得ることができます。
IT資産管理ツールの1番の利点は管理業務の効率化であり、情報収集やメンテナンスや問題の検出などを全て一括で管理することができます。
また余分な人手や管理ソフトに費用をかける必要がないので、コスト削減にも大きく貢献します。
他にも脆弱性への対策や内部からの不正を防ぐ効果もあるので、大企業だけでなく中小企業にとっても導入するメリットは大きいです。
ただしIT資産管理ツールを扱う際には相応の知識とスキルが必要なので、ある程度の時間を要することになります。

IT資産管理を怠った場合に生じる悪影響に要注意

IT資産管理を適切に行えないと、企業の経営活動に悪影響が生じてしまいます。
現代は高度な情報社会であり、どの職場においても情報端末が活用されています。
その中には多数のソフトウェアが入っていますが、どれもライセンスで管理されているのが一般的です。
つまり、メディアやダウンロードで入手できるからといって、勝手に使用して良いものではありません。
それを曖昧な状態にして使っていると、ライセンスを無視した運用になるでしょう。
そうなるとソフトウェアのリリース元から訴えられるかもしれません。
以前はスタンドアローンでパソコンを使っていることも多く、そのような運用が発覚しないケースも多くありました。
しかし、現代はインターネットで繋がっており、ライセンスもオンラインでチェックされています。
よって、隠し通すことは不可能であり、深刻なダメージを被ることが懸念されます。
したがって、IT資産管理を徹底することは企業にとって大切なミッションです。

IT資産管理が可能な人材を早めに育成しよう

IT資産管理を担当できるスタッフがいなければ、自社で育成していく必要があります。
これからのビジネスシーンにおいて、どの企業でも必須となるポジションだからです。
これを疎かにしていると、将来的にライセンス違反のような事態になることも考えられます。
そうなってからでは遅いので、できるだけ早く育成を始めなければなりません。
これはDXと同時に進めることが多いですが、そもそも社内に教育できる立場の人がいないケースもあります。
この場合は外部のセミナーに参加させるなど、社内にこだわらず進めていくことになるでしょう。
講師を派遣してもらって、社内で研修を実施することも一つの手です。
いずれにせよ、IT資産管理には従来とは異なるノウハウが求められます。
知的財産の知識も求められるため、習得までにある程度の期間がかかることも多いです。
他の業務との兼ね合いもあるため、導入までのロードマップを具体的に描いておくことが理想です。

IT資産管理に関して起こりやすいトラブル

IT資産管理を初めて担当する人は、トラブルが起こらないように気を付けましょう。
その他の資産と大きく異なる点としてライセンスの扱いが挙げられます。
CDやDVDといったメディアを管理すれば良いと思う人もいますが、実際の権利はライセンスとして与えられています。
つまり、物理的に存在するわけではないため、実態をうまく把握できないケースが見受けられます。
その結果、複数の人が同じラインセンスのソフトを入れるといったトラブルが起こりやすいです。
また、使用している人が分からなくなり、別の人が使っていいのか判断できないケースもあります。
こういった事態を未然に防止することもIT資産管理の役割に他なりません。
ただし、紙ベースで把握するのは困難であり、一般的には専用のシステムを導入しています。
各パソコンと連携しており、インストールしているものを自動的に抽出してくる仕組みです。
これであれば前述のようなライセンスの食い違いが起こることも防げます。

収支も管理できるIT資産管理は本当に必要か

IT資産管理という言葉を聞いたことがあっても、説明するのは難しいことです。
それは会社のハードウェアなどコンピュータ関連の資産を管理し保存するものです。
つまり会社のハードウェアにアクセスしている人の数や収支、ネットワークの接続状況に関するデータを集めて分析します。
それにより必要な安全対策を行い、ニーズを見極めることができます。
それでもIT資産管理は本当に必要なのかと疑問に思う人がいるのも当然です。
ではIT資産管理ができるのはどんなことですか。
その一つはセキュリティ対策ですが、これにより情報漏洩の防止や不正利用を見極めることなどが可能です。
さらにはウイルス対策もできるので会社内のネットワークを安全な状態に保つことができます。
人手では把握できないソフトが使われていると、重複したものが存在する場合もあります。
まだ使える状態なのに新しいものを購入することも度々生じているのも現実です。
IT資産管理ならそれらを管理して最適化を図ります。